Pandemi Süreç Yönetimi – Sandoz İlaç

Sandoz İlaç İnsan Kaynakları Direktörü Özge Benel Bozkurt ile pandemi sürecini nasıl yönettiklerine dair bir röportaj gerçekleştirdik.

T. U. – İlk olarak meslek seçiminizi nasıl yaptınız?

Ö. B. BOZKURT – Öğrencilik yıllarımda farklı işleri deneyimleme şansım olmuştu, bu da insana dokunan, iletişimin yoğun olduğu ve gözlem yeteneğimi kullanabileceğim bir işte çalışmanın bana keyif verdiğini anlamamı sağladı. O nedenle kariyerimi İnsan Kaynaklarında şekillendirdim.

Mesleğinizi tekrardan yapma şansınız olsaydı yaptıklarınız içerisinde neler farklı olurdu?

İyisiyle kötüsüyle yaptığım herşeyi bir öğrenme fırsatı olarak görüyorum aslında. Koçluk ve Transaksiyonel Analiz son yıllardaki en büyük ilgi alanım. Sanırım mesleğimi tekrardan yapma şansım olsaydı koçluk, psikoloji gibi alanları daha da erken hayatıma katardım.

Pandemi sürecinde insan kaynakları olarak firmanızda çalışanlarınıza yönelik nasıl bir çalışma politikası geliştirdiniz?

Bu süreçte iki hedefimiz vardı; tüm çalışanlarımızın ve ailelerinin sağlığını korumak ve onlara dijitalleşmeyle birlikte kendilerini geliştirebilecekleri ve iletişimde olabilecekleri uygun bir ortam yaratmak.

Mart ayında ilk Covid-19 vakasının ülkemizde görülmesinin ardından, hızlıca tüm merkez ve saha çalışanlarımızı home office ’evden çalışma’ modeline adapte ettik. Çalışanlarımıza, pandemi döneminin başında maske, eldiven gibi koruyucu ekipmanları içeren kitleri vakit kaybetmeden ulaştırdık.

Tüm çalışanlarımıza bire bir destek alabilecekleri online diyetisyen hizmeti ve sağlıklı beslenme seminerleri sunduk. Bununla birlikte çalışan destek hattımız sayesinde tüm çalışanlarımız ve aileleri alanında uzman psikologlardan 7/24 profesyonel destek alabildiler. Bununla birlikte tüm çalışanlarımızın dahil olabileceği eğitim ve gelişim programlarını devreye soktuk. Çalışanlarımız bu dönemde hem teknik becerilerini geliştirme hem de kişisel gelişim alanlarına yoğunlaşma fırsatı buldular, saha ekibimiz dijital tanıtım sürecine kendilerini hazırladı.

‘‘Bana İlham Ver’’ ve ‘‘Evde Fark Yaratanlar’’ gibi insiyatiflerimizle çalışanlarımız, ilham verici hikayelerini birbirleriyle paylaşma fırsatı buldular. Yine Yammer isimli şirket içi sosyal paylaşım platformumuzdan ‘‘evdekisandozlular’’ etiketiyle yapılan paylaşımlar bu zorlu dönemde çalışanlarımız arasındaki bağları kuvvetlendirdi ve bu büyük ailede yalnız olmadığımızı bize fazlasıyla hissettirdi. Son olarak, çalışanlarımıza sunduğumuz Coursera, Linkedin Learning, Khan Academy, Tignum, Skillsoft, Learnlight gibi global online gelişim ve destek araçlarının kullanımını teşvik ederek onların bu araçları aktif olarak kullanmalarını sağlamaya çalıştık.

İnsan sağlığını önemli ölçüde tehdit eden bu süreçte şirket çalışanlarının güvenliği için aldığınız önlemler neler oldu?

Bu dönemde temel kaygımız çalışanlarımızın sağlığı ve güvenliği oldu. Salgınla birlikte birçok şirket, zorunlu olarak yeni çalışma modeline geçti, bazı şirketler esnek çalışma ya da evden çalışma dediğimiz bu çalışma modelini ilk kez tecrübe etti. Biz ise uzun zamandır bu modelleri benimseyen, kültürüne adapte eden ve uygulayan firmalardan biriyiz.

Bu dönemde, 16 Mart’tan itibaren saha ekibi ve tüm merkez ofis çalışanlarımızın işlerini evlerinden yürüttükleri bir düzene geçtik. İç iletişimi desteklemek, sağlık uzmanlarına ve hastalara ulaşmak için dijital teknolojilerin kullanımını hızlandırdık.

Bununla birlikte çalışanlarımız ve aileleri için Maske ve eldiven tedariği gerçekleştirdik. Çalışanlarımızı, sağlıklarını korumak için yapabilecekleri konusunda (sağlıklı beslenme, uyku düzeni vb.) sıklıkla bilgilendirdik.

Tüm dünyayı etkisi altına alan pandemi süresi boyunca ulusal ve uluslararası müşterileriniz/paydaşlarınızla iletişimi nasıl sağladınız?

Bu zorlu süreçte de dünyanın dört bir yanındaki hastalara ve sağlık hizmeti sağlayıcılarına ilaçlarımızı ulaştırmaya devam ettik. Bu dönemde ülkemizdeki ilaç üretim tesisimizde üretimimiz, koruyucu önlemlerle kesintisiz devam ediyor. Ülkemizin ve ihracat yaptığımız 100’ü aşkın ülkenin ilaç ihtiyacını karşılamaya devam etmekteyiz.

Süreç içerisinde uzaktan çalışma sistemi ile dijitalleşmenin önemini daha iyi anladık. Siz bu konuda ne düşünüyorsunuz? Şirketinizde dijitalleşmeye yönelik yenilikleriniz neler oldu?

Salgın, dijitalleşmeyi kaçınılmaz biçimde hızlandırdı. Dijitalleşme şirketimizin global ölçekteki 5 stratejik önceliğinden biri. Bizim de Türkiye olarak önceliğimiz ve hedefimiz. Dijitalleşmeyi gerçek anlamda başarabilmiş şirketlerin ayakta kalacağı açık. Dijital dönüşüme ayak uydurmak gerekiyor. Biz Sandoz olarak yıllardır sürdürdüğümüz yenilikçi ve öncü İK uygulamalarımız, esnek çalışma modelimiz ve dijital altyapı çözümlerimizle bu sürece nispeten daha kolay adapte olduk. Örneğin, Sandoz olarak “home office” uygulamamız uzun zamandan beri zaten vardı. Sistemlerimiz ve alt yapımız verimli bir şekilde uzaktan çalışmaya uygundu.

Bu dönemde hayata geçirdiğimiz bazı uygulamalardan bahsedecek olursak;

Şirket olarak online iletişim ve haberleşme uygulamalarını daha sık kullanmaya başladık. Çalışanlarımız da hızlı bir şekilde online araçlara adapte oldular. Buna bağlı olarak görüntülü toplantıların sıklığı arttı. Hatta zaman yönetimi açısından da yüz yüze toplantıya nazaran daha verimli olduğunu da söyleyebiliriz. Halihazırda üzerinde çalıştığımız Well-being uygulamaları hızlıca dijital ortama taşındı. Haftada 3 gün egzersiz programı, haftada 1 gün Yoga çalışması ve online diyetisyen hizmeti. Çalışanlarımıza sunduğumuz olanaklardan. Bu süreçten evvel de gerçekleştirdiğimiz ancak pandemi ile birlikte sıklığını arttırdığımız psikolojik destek programlarımıza online olarak devam ettik. Eğitim ve gelişim programlarımıza bu süreçte ara vermedik, hızlıca dijital ortama taşıdık. Danışman firmalardan aldığımız Merak Webinarı, Koçvarı Liderlik Eğitimi, Yaşamı Paylaşmanın Mutluluğunu Keşfedin Semineri, Zor Zamanlarda Özenli İletişim ve Excel-Powerpoint eğitimlerini organize ettik.

Bunun yanı sıra kendi iç kaynaklarımızla da Yetkinlik Bazlı Mülakat Teknikleri Eğitimi, Mentorluk Eğitimi, İletişim, Soru Sorma ve Sunum Becerileri eğitimlerini yaptık. Ayrıca her bir çalışanın ilgili alanlarına ve uzmanlıklarına yönelik gerçekleştirmiş oldukları 15’den fazla sunum gerçekleştirdik. Bütün bunlarla birlikte ekibin kendi kişisel gelişimine katkı sağlayabileceği, eğitim içeriklerine ulaşabileceği, online eğitim önerileri, TED konuşmaları, kitap özetleri ve makale önerilerini bulabileceği, online bir platform oluşturduk. Saha ekibimiz için de bilgilerini tazeleyebilecekleri ve pekiştirme sağlayabilecekleri, ekipler arasında yarışmalar düzenleyebildiğimiz bir oyunlaştırma platformunu da aktive ettik. Bu süreçte tüm birimlerimizin sözleşme süreçlerini aksamadan tamamlayabilmesi amacıyla pratik imza çözümü sağlayan DocuSign Sözleşme sistemini kullanmaya başladık. Saha tanıtım aktivitelerini dijital ortama taşımak için zaten önceden çalışmaya başlamıştık ve pilot bir grubumuz vardı. Sürecin gerekliliği ile birlikte bu çalışma modelini daha etkili hale getirerek hızlandırdık. Çalışanlarımızın dijital ortamda çalışmaya çok hızlı adapte olduğunu ve aslında bu çalışma şeklinin bizler için verimli olduğunu tecrübe ederek görmüş olduk.

COVID-19 ile ilgili olarak toplum sağlığına destek amaçlı kurumsal projeleriniz var mı?

İlk olarak globalde dünyanın dört bir yanında salgından etkilenenleri desteklemek için 20 milyon dolarlık küresel bir fon oluşturduk.

Kovid-19 Müdahale Fonu kapsamında, ek sağlık personelinin finansmanı, ilaç ve tıbbi malzeme temini dahil olmak üzere yerel ve ulusal sağlık altyapısının güçlendirilmesi, hastalıkla ilgili veri toplama ve sağlık hizmetlerinin uzaktan sağlanması için hibeler sağlıyoruz. Halk sağlığı bilgilerinin etkin bir şekilde yaygınlaştırılması için dijital platformların oluşturulması, salgına karşılık yeni toplum sağlığı programları oluşturulması veya geliştirilmesi gibi konulara odaklanarak sadece bunlarla sınırlı olmayan girişimler için de mali hibeler veriyoruz.

Türkiye’de de salgının yayılmasını önlemek ve halk sağlığı girişimlerine destek için çalışmalar yürüttük. Vakaların tedavisinde alternatif olarak kullanılan hidroksiklorokin ilacını ABD’de ürettirerek ilk parti olarak Sağlık Bakanlığı’na 400 bin doz bağış yaptık. Bakanlık öncülüğünde salgınla savaşan hastane ve tıbbi personelin ihtiyacı için 1,7 milyon lira nakdi bağış gerçekleştirdik.

İnsan Kaynakları yöneticisi olarak ‘‘pandemi süreç yönetimi’’ konusunda şirketlerin alması gereken olmazsa olmaz ilk 3 önlem sizce nedir?

Pandemi süreç yönetimindeki en önemli nokta aslında ‘‘iletişim’’. Şirketlerin, bu süreçte çalışanların yaşayabileceği kaygıları en aza indirmek için çalışanlarla sık iletişim halinde olması, düzenli toplantılarla onları şeffaf bir şekilde bilgilendirmesi gerektiğini düşünüyorum. Bununla birlikte süreç boyunca çalışanların ve ailelerinin sağlık durumlarını yakından takip etmenin, onlara gerekli hijyen önlemleri konusunda bilgi vermenin ve maske gibi koruyucu ekipmanların tedariğini sağlamanın da önemli olduğunu düşünüyorum.

Farklı konularda gerçekleştirdiğimiz diğer röportajlarımıza Röportaj kategorimizden ulaşabilirsiniz.